Trong quá trình vận hành, công tác doanh nghiệp là hoạt động diễn ra thường xuyên tại nhiều tổ chức, từ làm việc với khách hàng, đối tác, khảo sát thị trường, triển khai dự án đến tham dự hội nghị, sự kiện. Khi số lượng chuyến đi tăng lên, doanh nghiệp không chỉ cần đảm bảo việc đặt vé, khách sạn hay phương tiện thuận lợi mà còn phải kiểm soát toàn bộ quy trình và chi phí liên quan.
Theo dự báo của Global Business Travel Association (GBTA), chi tiêu cho công tác doanh nghiệp toàn cầu đạt khoảng 1,47 nghìn tỷ USD năm 2024 và dự kiến lên 1,57 nghìn tỷ USD năm 2025, tăng 6,6%. Trong khi đó, nghiên cứu Corporate Travel Study 2025 của Deloitte cho thấy 74% nhà quản lý công tác được khảo sát cho biết ngân sách công tác của doanh nghiệp tăng trong năm 2025, còn chi phí là một trong những yếu tố hạn chế hàng đầu đối với hoạt động công tác.
Những con số này cho thấy công tác doanh nghiệp vẫn là một hoạt động có giá trị đối với doanh nghiệp, nhưng đồng thời cũng đặt ra yêu cầu cao hơn về quản lý chi phí, chính sách và hiệu quả vận hành.
Bài viết dưới đây sẽ giúp làm rõ quản lý công tác doanh nghiệp là gì, quy trình quản lý công tác gồm những bước nào, những hạn chế phổ biến khi quản lý thủ công và các giải pháp giúp doanh nghiệp kiểm soát hoạt động công tác hiệu quả hơn.
Quản lý công tác doanh nghiệp là gì?
Quản lý công tác doanh nghiệp là quá trình tổ chức, kiểm soát và theo dõi toàn bộ hoạt động liên quan đến chuyến công tác của nhân sự, từ khi phát sinh nhu cầu cho đến khi hoàn tất chuyến đi, thanh toán và tổng hợp dữ liệu.
Một chuyến công tác thường liên quan đến nhiều hoạt động và bộ phận khác nhau. Nhân sự đề xuất chuyến đi, cấp quản lý phê duyệt, Hành chính hoặc đơn vị cung cấp triển khai vé máy bay, khách sạn, phương tiện, trong khi Kế toán xử lý hóa đơn, chứng từ và chi phí. Nếu các bước này được thực hiện riêng lẻ, doanh nghiệp có thể hoàn thành chuyến đi nhưng khó kiểm soát toàn bộ quá trình.
Quản lý công tác vì vậy cần được nhìn như một quy trình vận hành thống nhất, trong đó thông tin về chuyến đi, chính sách, ngân sách, dịch vụ và chi phí được kết nối với nhau.
Quản lý công tác doanh nghiệp bao gồm những gì?
Tùy theo quy mô và đặc thù hoạt động, quản lý công tác doanh nghiệp thường bao gồm:
-
Đề xuất nhu cầu công tác.
-
Phê duyệt theo thẩm quyền.
-
Kiểm soát chính sách và hạn mức.
-
Đặt vé máy bay, khách sạn, visa, xe và các dịch vụ liên quan.
-
Theo dõi lịch trình và những thay đổi phát sinh.
-
Quản lý công tác phí, hóa đơn và ngân sách.
-
Đối soát và tổng hợp dữ liệu.
Khi các hoạt động trên được chuẩn hóa, doanh nghiệp không chỉ xử lý từng chuyến đi mà còn có thể quản lý được toàn bộ hoạt động công tác theo một quy trình thống nhất.
Quản lý công tác khác gì đặt dịch vụ công tác?
Đặt dịch vụ công tác tập trung vào một nhu cầu cụ thể như đặt vé máy bay, phòng khách sạn hoặc xe đưa đón.
Trong khi đó, quản lý công tác bao quát cả quá trình trước, trong và sau chuyến đi. Doanh nghiệp cần biết chuyến đi đã được phê duyệt hay chưa, ngân sách bao nhiêu, dịch vụ nào được sử dụng, chi phí thực tế như thế nào và dữ liệu sau chuyến đi được xử lý ra sao.
Đặt dịch vụ vì vậy chỉ là một phần của quản lý công tác doanh nghiệp.
Vì sao doanh nghiệp cần quản lý công tác bài bản?
Khi số lượng chuyến công tác còn ít, Excel, Email hoặc trao đổi trực tiếp với nhà cung cấp có thể đáp ứng nhu cầu. Nhưng khi số lượng nhân sự và chuyến đi tăng, doanh nghiệp bắt đầu phải xử lý đồng thời nhiều yêu cầu, nhiều cấp phê duyệt và nhiều khoản chi phí.
Quy mô thị trường cũng cho thấy công tác doanh nghiệp vẫn là một khoản đầu tư lớn. GBTA dự báo chi tiêu công tác toàn cầu đạt 1,57 nghìn tỷ USD năm 2025, trong khi Deloitte ghi nhận 74% nhà quản lý công tác được khảo sát cho biết ngân sách công tác của doanh nghiệp tăng trong năm 2025. Đồng thời, 54% nhà quản lý cho rằng chi phí là một trong ba yếu tố chính hạn chế hoạt động công tác, tăng so với 48% của năm 2024.
Điều này đặt doanh nghiệp trước một bài toán kép: vẫn phải duy trì những chuyến đi mang lại giá trị cho hoạt động kinh doanh, nhưng đồng thời phải kiểm soát tốt hơn từng khoản chi.
Trong mô hình quản lý phân tán, một chuyến công tác có thể được xử lý qua nhiều đầu mối: nhân viên gửi đề xuất, quản lý phê duyệt, Hành chính đặt dịch vụ, nhà cung cấp xác nhận, Kế toán xử lý chứng từ. Mỗi khâu có thể hoàn thành nhưng dữ liệu lại không nằm trong cùng một quy trình. Khi cần biết tổng chi phí, trạng thái phê duyệt hoặc ngân sách của từng phòng ban, doanh nghiệp phải tổng hợp lại từ nhiều nguồn.
Vấn đề lớn hơn nằm ở chi phí vận hành. Một vài phút xử lý thủ công cho một yêu cầu có thể không đáng kể, nhưng hàng chục hoặc hàng trăm yêu cầu lặp lại mỗi tháng sẽ tạo thành một khối lượng công việc lớn. Cùng với đó là thời gian phối hợp với nhiều nhà cung cấp, xử lý thay đổi lịch trình, kiểm tra hóa đơn và đối chiếu chi phí.
Quản lý công tác bài bản vì vậy không chỉ nhằm đặt dịch vụ nhanh hơn. Mục tiêu quan trọng hơn là tạo ra một quy trình trong đó doanh nghiệp có thể kiểm soát chi phí từ trước khi chuyến đi diễn ra, theo dõi trong quá trình thực hiện và sử dụng dữ liệu sau chuyến đi để tối ưu ngân sách.
Quy trình quản lý công tác doanh nghiệp
Một quy trình quản lý công tác hiệu quả cần đảm bảo thông tin được kiểm soát xuyên suốt từ khi phát sinh nhu cầu cho đến khi hoàn tất và đối soát chi phí.
Bước 1. Đề xuất công tác
Nhân sự gửi đề xuất với các thông tin cần thiết như mục đích chuyến đi, thời gian, địa điểm, người tham gia và nhu cầu dịch vụ.
Việc chuẩn hóa thông tin ngay từ đầu giúp doanh nghiệp xác định nhu cầu thực tế, dự kiến chi phí và làm cơ sở cho bước phê duyệt.
Bước 2. Phê duyệt
Đề xuất được chuyển tới cấp quản lý có thẩm quyền theo quy định của doanh nghiệp.
Đối với các doanh nghiệp có nhiều cấp phê duyệt, việc xác định rõ luồng xử lý và trạng thái của từng đề xuất giúp giảm thời gian chờ và hạn chế tình trạng hồ sơ bị bỏ sót.
Bước 3. Kiểm soát chính sách và ngân sách
Trước khi đặt dịch vụ, doanh nghiệp cần kiểm tra chuyến công tác theo chính sách và ngân sách đã được thiết lập.
Các tiêu chí có thể bao gồm hạn mức chi phí, tiêu chuẩn dịch vụ, đối tượng áp dụng và ngân sách của từng phòng ban.
Kiểm soát ở bước này giúp doanh nghiệp chủ động phòng ngừa những khoản chi vượt chính sách thay vì chỉ phát hiện sau khi chuyến đi kết thúc.
Bước 4. Đặt dịch vụ
Sau khi được phê duyệt, các dịch vụ phục vụ chuyến công tác được triển khai.
Một hành trình có thể cần nhiều dịch vụ như vé máy bay, khách sạn, visa và xe. NextUs hiện tổ chức nhóm Business Travel với bốn dịch vụ này.
Bước 5. Theo dõi chuyến đi
Trong quá trình công tác, doanh nghiệp cần theo dõi lịch trình và xử lý những thay đổi phát sinh.
Đối với doanh nghiệp có tần suất công tác cao, khả năng cập nhật và theo dõi tập trung giúp các bộ phận liên quan nắm được tình trạng chuyến đi mà không phải liên tục kiểm tra nhiều nguồn thông tin.
Bước 6. Đối soát và báo cáo
Sau khi chuyến đi hoàn tất, chi phí, hóa đơn và chứng từ được tổng hợp để phục vụ thanh toán và đối soát.
Dữ liệu sau chuyến đi cũng là cơ sở để doanh nghiệp đánh giá mức sử dụng ngân sách, kiểm tra việc tuân thủ chính sách và nhận diện những khoản chi có thể tối ưu trong tương lai.
Các phương pháp quản lý công tác doanh nghiệp phổ biến
Không có một phương pháp duy nhất phù hợp với mọi doanh nghiệp. Lựa chọn thường phụ thuộc vào số lượng chuyến công tác, số phòng ban tham gia, mức độ phức tạp của quy trình và yêu cầu quản lý chi phí.
Quản lý công tác bằng Excel
Excel dễ triển khai, linh hoạt và phù hợp với doanh nghiệp có số lượng chuyến đi nhỏ.
Tuy nhiên, khi nhiều người cùng cập nhật hoặc dữ liệu được sử dụng trong thời gian dài, việc kiểm soát phiên bản, phân quyền và tổng hợp thông tin sẽ trở nên khó khăn hơn.
Excel cũng không trực tiếp giải quyết bài toán phê duyệt, đặt dịch vụ hay theo dõi hành trình. Các hoạt động này thường phải được thực hiện bằng những công cụ khác.
Quản lý qua Email và công cụ trao đổi
Email và các công cụ trao đổi giúp doanh nghiệp xử lý yêu cầu nhanh và phù hợp với những hoạt động chưa có quy trình phức tạp.
Hạn chế là thông tin được lưu theo từng cuộc trao đổi thay vì theo một hồ sơ công tác thống nhất. Khi cần tổng hợp lịch sử, chi phí hoặc trạng thái xử lý, nhân sự thường vẫn phải tìm kiếm và đối chiếu thủ công.
Quản lý trên hệ thống tập trung
Hệ thống quản lý tập trung đưa các hoạt động liên quan đến công tác vào cùng một quy trình, từ đề xuất và phê duyệt đến dịch vụ, chi phí và báo cáo.
Mô hình này đặc biệt phù hợp khi doanh nghiệp bắt đầu có nhiều chuyến công tác, nhiều cấp phê duyệt và yêu cầu kiểm soát ngân sách chặt chẽ.
Làm thế nào để tối ưu quản lý công tác doanh nghiệp?
Tối ưu quản lý công tác không chỉ nằm ở việc ứng dụng một phần mềm. Trước hết, doanh nghiệp cần xác định rõ quy trình và nguyên tắc quản lý.
Xây dựng chính sách công tác rõ ràng
Doanh nghiệp cần xác định tiêu chuẩn dịch vụ, hạn mức chi phí, đối tượng áp dụng và cấp phê duyệt.
Chính sách càng cụ thể, việc kiểm tra và phê duyệt càng đơn giản.
Chuẩn hóa quy trình phê duyệt
Các bước từ đề xuất đến phê duyệt cần được quy định rõ về người xử lý, điều kiện và trạng thái.
Điều này giúp hạn chế việc mỗi phòng ban sử dụng một cách xử lý khác nhau.
Kiểm soát ngân sách ngay từ đầu
Ngân sách nên được xem xét ngay khi phát sinh đề xuất thay vì chỉ tổng hợp sau khi chuyến đi hoàn tất.
Đây là cách chuyển quản lý chi phí từ kiểm tra sau phát sinh sang kiểm soát trước khi chi.
Tập trung dữ liệu công tác
Thông tin về nhân sự, chuyến đi, dịch vụ, ngân sách và chi phí nên được quản lý theo một cấu trúc thống nhất.
Khi dữ liệu tập trung, doanh nghiệp có thể dễ dàng hơn trong việc tra cứu, đối soát và lập báo cáo.
Số hóa các bước xử lý lặp lại
Những công việc như tạo đề xuất, chuyển phê duyệt, cập nhật trạng thái và tổng hợp dữ liệu là những bước có thể số hóa.
Mục tiêu không chỉ là giảm thao tác cho nhân sự mà còn hạn chế sai sót và tạo dữ liệu nhất quán.
Sử dụng dữ liệu để tối ưu chi phí
Dữ liệu công tác cần được sử dụng để trả lời những câu hỏi quản trị như phòng ban nào sử dụng ngân sách nhiều, dịch vụ nào chiếm tỷ trọng lớn, tần suất công tác thay đổi ra sao và những khoản chi nào thường xuyên phát sinh.
Xu hướng số hóa quản lý công tác doanh nghiệp
Số hóa đang thay đổi cách doanh nghiệp quản lý hoạt động công tác. Công nghệ ngày càng được sử dụng không chỉ để đặt dịch vụ mà còn để tăng khả năng tuân thủ chính sách, kiểm soát chi phí và tạo dữ liệu quản trị.
Nghiên cứu Corporate Travel Study 2025 của Deloitte cho thấy 60% nhà quản lý công tác cho biết doanh nghiệp của họ đang tăng cường tuân thủ quy trình đặt dịch vụ theo quy định để kiểm soát chi phí. Đồng thời, 49% khách công tác được khảo sát cho biết họ luôn sử dụng công cụ đặt dịch vụ dành cho doanh nghiệp.
Ở cấp độ thị trường, GBTA cũng ghi nhận sự gia tăng của các hệ thống quản lý chi phí, công cụ đặt dịch vụ có hỗ trợ AI, thẻ doanh nghiệp và ví điện tử trong hoạt động công tác. 86% người được khảo sát đánh giá chuyến công tác của họ là đáng giá, cho thấy doanh nghiệp vẫn nhìn nhận công tác là hoạt động tạo giá trị nhưng ngày càng quan tâm đến hiệu quả đầu tư.
Xu hướng này cho thấy hệ thống quản lý công tác đang dịch chuyển từ một công cụ đặt dịch vụ sang một nền tảng hỗ trợ quản trị hành trình, chính sách, chi phí và dữ liệu.
Giải pháp quản lý công tác doanh nghiệp của NextUs
NextUs phát triển theo hướng kết hợp hệ sinh thái dịch vụ công tác với giải pháp quản lý tập trung, tập trung vào bài toán vận hành và kiểm soát chi phí của doanh nghiệp.
Quản lý đề xuất và phê duyệt
Quy trình đề xuất và phê duyệt được tập trung giúp doanh nghiệp theo dõi trạng thái xử lý và hạn chế việc trao đổi thông tin phân tán qua nhiều kênh.
Quản lý chính sách và công tác phí
Travel Management của NextUs gồm các nhóm Đề xuất, Phê duyệt, Chính sách và Công tác phí, tạo thành phần quản lý xuyên suốt bên cạnh các dịch vụ công tác.
Kết nối dịch vụ công tác
Hệ sinh thái NextUs gồm bốn nhóm: Business Travel, Travel Management, MICE & Event và Corporate Travel, bao gồm các dịch vụ từ vé máy bay, khách sạn, visa, xe đến hội nghị, sự kiện và du lịch doanh nghiệp.
Quản lý tập trung trên một hệ thống
NextUs định hướng phát triển nền tảng giúp doanh nghiệp quản lý công tác và kiểm soát chi phí trên một hệ thống tập trung, giảm xử lý thủ công, minh bạch dữ liệu và tối ưu quy trình vận hành nội bộ.
Khi nào doanh nghiệp nên triển khai hệ thống quản lý công tác?
Doanh nghiệp không nhất thiết phải triển khai hệ thống chuyên biệt ngay khi bắt đầu có hoạt động công tác. Tuy nhiên, khi quy mô tăng và phương thức quản lý hiện tại bắt đầu tạo ra nhiều điểm nghẽn, đây là thời điểm nên xem xét thay đổi.
Số lượng chuyến công tác tăng
Khi số lượng yêu cầu tăng, việc quản lý bằng nhiều file và nhiều kênh trao đổi sẽ tiêu tốn ngày càng nhiều thời gian.
Có nhiều phòng ban và cấp phê duyệt
Càng nhiều người tham gia vào quy trình, doanh nghiệp càng cần một cơ chế phê duyệt và theo dõi thống nhất.
Chi phí công tác khó tổng hợp
Nếu doanh nghiệp mất nhiều thời gian để xác định tổng chi phí hoặc phân bổ ngân sách theo từng phòng ban, dữ liệu công tác có thể đã cần được quản lý tập trung hơn.
Có nhiều nhà cung cấp
Khi phải phối hợp đồng thời với nhiều đơn vị cung cấp vé máy bay, khách sạn, xe và các dịch vụ khác, việc tập trung đầu mối có thể giúp giảm đáng kể khối lượng phối hợp.
Đang đẩy mạnh chuyển đổi số
Khi doanh nghiệp đã số hóa các hoạt động vận hành khác, quản lý công tác là một quy trình có thể tiếp tục được chuẩn hóa và kết nối với dữ liệu quản trị.
NextUs cung cấp những dịch vụ nào?
NextUs cung cấp bốn nhóm dịch vụ gồm Business Travel, Travel Management, MICE & Event và Corporate Travel, kết hợp hệ sinh thái dịch vụ công tác với giải pháp quản lý tập trung.
Quản lý công tác doanh nghiệp đang dần chuyển từ một nghiệp vụ hành chính sang một phần của bài toán quản trị chi phí và vận hành. Khi nhu cầu công tác tiếp tục duy trì nhưng áp lực kiểm soát chi phí ngày càng lớn, doanh nghiệp cần một quy trình có khả năng kết nối từ đề xuất, phê duyệt và chính sách đến dịch vụ, ngân sách và dữ liệu.
Việc lựa chọn phương thức quản lý phù hợp sẽ phụ thuộc vào quy mô và mức độ phức tạp của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, với những doanh nghiệp có hoạt động công tác thường xuyên, hướng tiếp cận tập trung và số hóa có thể tạo nền tảng tốt hơn để giảm xử lý thủ công, tăng khả năng kiểm soát và sử dụng ngân sách hiệu quả.
.png){kind=logo}
.png){kind=logo}
